1. Traducir antes de apostillar
Si el documento necesita apostilla, se apostilla primero el original y se traduce después, incluyendo en la traducción el texto de la apostilla. Si traduces antes, la traducción no recoge la apostilla y habrá que rehacerla. Recuerda además que no todos los documentos la necesitan: entre España y Portugal, el Reglamento (UE) 2016/1191 exime de apostilla a muchos documentos públicos (nacimiento, matrimonio, defunción, antecedentes penales, entre otros), pero no a los títulos académicos ni, en general, a los poderes. Con documentos de Brasil, la apostilla del Convenio de La Haya es lo habitual. Tienes el detalle en apostilla de La Haya entre España, Portugal y Brasil y en traducción de apostillas.
Otro fallo frecuente en Portugal: la apostilla no la pone la conservatória que emitió el documento, sino el Ministério Público (Procuradoria-Geral da República en Lisboa, procuradorias distritales en otras ciudades). Para documentos de instituciones privadas de enseñanza superior, antes se necesita la validación de la DGES.
2. No comprobar la vigencia del documento original
La traducción jurada no caduca, pero muchos documentos que traduces, sí, a efectos del trámite. Los antecedentes penales, los certificados de estado civil o de residencia se piden «recientes» y es habitual que el organismo acepte, por ejemplo, tres meses de antigüedad, aunque no hay una regla general. Si pides el certificado hoy, traduces y el trámite se retrasa semanas, podrías tener que repetir ambos. Antes de pedir nada, averigua la antigüedad máxima admitida y cuenta el plazo desde la fecha de emisión del original, no de la traducción. Para los antecedentes, tienes una guía en traducción de antecedentes penales.
3. Enviar solo una parte del documento
La traducción debe reflejar el documento completo: reverso, anexos, menciones marginales, sellos, anotaciones posteriores y códigos de verificación. Si fotografías solo la primera página de una certidão con anotaciones al dorso, o recortas los bordes, el traductor no puede traducir lo que no ve, y el organismo podría considerar incompleta la traducción. Envía escaneos o fotos nítidas de todas las páginas, incluidas las que parezcan en blanco o con sellos, y, si es un documento digital con varias hojas, el PDF íntegro. Es especialmente importante en libros de familia y en expedientes académicos con varias páginas.
4. No indicar el organismo receptor
El Registro Civil, la Oficina de Extranjería, una universidad, una notaría o el Ministerio de Ciencia (homologación) tienen criterios distintos sobre antigüedad, apostilla, versión del documento y formato. Si nos dices desde el principio dónde vas a presentar la traducción, podemos avisarte de lo que suele pedirse, aunque la última palabra siempre la tiene ese organismo. Y si el organismo te da una lista de requisitos, mándanosla: evitamos sorpresas.
5. Elegir entre papel y PDF sin preguntar
Hoy, la Orden AUC/213/2025, de 26 de febrero (BOE de 7 de marzo de 2025) permite a los traductores jurados firmar electrónicamente con certificado cualificado: el PDF se firma en formato PAdES, incluye un recuadro con el nombre, los idiomas habilitados y el número de registro del traductor en lugar del sello físico, y se firma el conjunto (original y traducción). Su validez puede comprobarse en valide.redsara.es. La orden precisa que la firma electrónica puede sustituir a la manuscrita y al sello, pero no excluye ni invalida el papel con firma manuscrita.
En la práctica, muchos organismos aceptan el PDF firmado y otros siguen pidiendo papel. Por eso conviene preguntar antes cuál quieren, o pedir las dos versiones si no está claro, en lugar de descubrirlo en la ventanilla. Nosotros entregamos PDF con firma electrónica cualificada y, si lo solicitas, papel por mensajería. Más información en el artículo sobre la firma electrónica de traducciones jurídicas.
6. No revisar nombres, apellidos y grafías
Los nombres propios no se traducen: deben coincidir con el documento original, incluso si hay variantes entre portugués y español (João no pasa a Juan, y Conceição conserva su cedilla). El problema aparece cuando tu nombre figura de forma distinta en tus documentos, por ejemplo con un apellido de más o de menos, el orden cambiado o una grafía diferente en el pasaporte. La traducción reproduce lo que consta en cada documento, de modo que la incoherencia se traslada y el organismo puede detenerse. Si en tus documentos hay discrepancias, avisa antes: hay que pedir una rectificación en origen o, en su caso, acompañar una nota aclaratoria, según decida el organismo. Revisa también las fechas (en Brasil se escriben día/mes/año, pero algunos documentos usan nombre de mes) y los números de identificación.
7. Confundir traducción jurada con una traducción «certificada» por una agencia
Solo la traducción firmada por un traductor-intérprete jurado nombrado por el MAEC tiene validez ante las administraciones españolas. Un sello de agencia no la sustituye. Puedes comprobar el nombramiento y los idiomas habilitados en el listado público del Ministerio de Asuntos Exteriores, y la firma electrónica incluye precisamente el número de registro y los idiomas del traductor. Lo explicamos en qué es un traductor jurado. Y recuerda que el traductor no es funcionario ni «avala» el contenido del documento: certifica que la traducción es fiel al original.
8. Dejarlo todo para el último momento
Un certificado de una página suele tardar 24–48 horas laborables, y existe servicio urgente en 24 horas cuando el volumen lo permite, pero un expediente académico, una sentencia o unos estatutos necesitan más: normalmente 48–72 horas. A eso se suma el tiempo de pedir el original, apostillarlo si procede y enviar el papel por mensajería. Cuenta los plazos hacia atrás desde la fecha límite del trámite y deja margen para posibles correcciones. Consulta nuestros precios y plazos.
Cómo te ayudamos
Antes de empezar, revisamos contigo esos puntos con el documento delante y te decimos qué vemos. No podemos garantizar que un organismo concreto acepte el documento, porque esa decisión es suya, pero sí que la traducción sea fiel y completa. Puedes pedir presupuesto cerrado enviando el documento por WhatsApp, email o formulario.
Fuentes y normativa
Este artículo es informativo y no constituye asesoramiento jurídico. Los requisitos pueden cambiar: confirma siempre con el organismo receptor o con un profesional.