Qué es la apostilla del Convenio de La Haya
La apostilla es un certificado que se añade a un documento público para acreditar la autenticidad de la firma, la calidad en que actuó quien lo firmó y, en su caso, la identidad del sello. Se creó con el Convenio de La Haya de 5 de octubre de 1961 para sustituir la cadena de legalizaciones consulares por un único trámite. España, Portugal y Brasil son parte del Convenio (Brasil, desde 2016), de modo que un documento apostillado en cualquiera de los tres países se reconoce formalmente en los otros dos.
La apostilla no certifica el contenido del documento ni que sea suficiente para el trámite que vas a hacer: solo garantiza que es auténtico. Y tampoco sustituye a la traducción: si el documento está en portugués, un organismo español pedirá además su traducción jurada.
Cómo se apostilla en Portugal
En Portugal la autoridad competente es el Ministério Público, no las Conservatórias ni los registros. El Procurador-Geral da República es la autoridad central y la competencia está delegada en distintas procuradorias: la Procuradoria-Geral da República en Lisboa y las procuradorias de Oporto, Coímbra y Évora, además de puntos de atención en Guimarães y en las regiones autónomas de Madeira y Azores. La web del Ministério Público indica horarios y modalidades de cada sede.
- Documentos electrónicos (con firma digital o con código de acceso, como la certidão permanente): requieren una apostila electrónica, que se solicita en el portal de apostilas del Ministério Público.
- Documentos en papel: se presentan en una sede, en Lisboa con cita previa.
- Coste: la web del Ministério Público indica actualmente 10,20 € por apostilla, con exenciones por insuficiencia económica. Confírmalo antes de pagar, porque puede cambiar.
- Centros de enseñanza privados: sus documentos requieren una autenticación previa (DGES para la enseñanza superior, DGEstE para los niveles anteriores) antes de poder apostillarse.
No pueden apostillarse los documentos elaborados por agentes diplomáticos o consulares ni ciertos documentos administrativos vinculados a operaciones comerciales o aduaneras.
Cómo se apostilla en Brasil
Desde la Resolución 228/2016 del Conselho Nacional de Justiça (CNJ), las apostilas brasileñas las emiten los cartórios habilitados. El interesado acude al cartório autorizado (o utiliza el sistema disponible en su estado) y presenta el documento; la apostila se imprime en papel de seguridad con un código QR que permite verificar su autenticidad en línea. Antes de 2016 se necesitaba una legalización en cadena que ya no existe.
Si el documento es una certidão de nascimento o de casamento, lo normal es pedir primero una certidão actualizada en el cartório de registro civil y apostillarla después. Al ser un documento emitido por un cartório, en muchos casos puede apostillarse en el mismo o en otro cartório habilitado, según el estado. Verifica con el cartório qué documentos acepta y si admite documentos electrónicos.
Brasil no está dentro del Reglamento (UE) 2016/1191, que solo se aplica entre Estados miembros. Para un documento brasileño que vaya a presentarse en España, lo habitual es la apostilla, salvo que el organismo español te diga otra cosa.
Entre España y Portugal: el Reglamento (UE) 2016/1191
Desde el 16 de febrero de 2019, el Reglamento (UE) 2016/1191 simplifica la circulación de ciertos documentos públicos entre los Estados miembros. Los documentos incluidos quedan exentos de apostilla y de legalización cuando se emiten en un país de la UE para presentarse en otro. Entre ellos están los relativos a:
- Nacimiento, defunción y nombre.
- Matrimonio, capacidad matrimonial y estado civil; unión registrada, filiación y adopción.
- Domicilio o residencia y nacionalidad.
- Ausencia de antecedentes penales.
- Representación y estatuto de una sociedad, y propiedad inmueble.
El Reglamento prevé además formularios estándar multilingües, que se piden a la autoridad emisora y se adjuntan al documento. Si el formulario cubre todo el contenido que importa, la autoridad receptora no debería pedir traducción del documento; si no, se necesita traducción, y una traducción hecha por una persona habilitada en un Estado miembro debe aceptarse en los demás. En la práctica, muchas oficinas aún piden la traducción jurada, así que lo prudente es preguntar antes.
Qué no cubre: el Reglamento no abarca, en general, los títulos y diplomas académicos ni los poderes notariales. Para esos documentos, si el organismo receptor exige apostilla, sigue valiendo la regla del Convenio de La Haya. Tampoco cubre documentos de terceros países como Brasil. Para ver el caso de los diplomas, consulta cómo homologar un título universitario.
¿Primero apostillar o primero traducir?
La regla es clara: primero se apostilla el documento original y después se traduce, incluyendo en la traducción el texto de la apostilla. La apostilla forma parte del documento que se traduce; si traduces antes y apostillas después, la traducción no reflejará la apostilla y muchos organismos la rechazarán por incompleta.
- Pide el documento en el organismo emisor (cartório, conservatória, registo criminal…).
- Si el organismo español exige apostilla, apostílalo en la autoridad competente del país de origen.
- Envíanos el conjunto completo, con la página o el sello de la apostilla.
- Recibe la traducción jurada, que reproduce también el contenido de la apostilla.
Si el documento es portugués y estás en el supuesto del Reglamento, puedes saltarte el paso 2 y, si lo prefieres, pedir también el formulario estándar. Consulta nuestra página sobre la traducción jurada de la apostilla para ver cómo se traduce.
Documentos frecuentes: ¿apostilla sí o no?
| Documento | De Portugal a España | De Brasil a España |
|---|---|---|
| Nacimiento, matrimonio, defunción | Exento (Reglamento); confirma con el organismo | Apostilla habitual |
| Antecedentes penales | Exento (Reglamento) | Apostilla habitual |
| Título universitario | No cubierto: apostilla si el organismo la exige | Apostilla habitual |
| Poder notarial | En general no cubierto: confirma | Apostilla habitual |
| Sentencia de divorcio | Régimen propio de la UE (Reglamento 2019/1111) | Reconocimiento en España; confirma con un abogado |
Esta tabla es orientativa. Cada organismo puede tener su propio criterio, y las excepciones existen: confirma con el organismo receptor antes de gastar tiempo y dinero.
Cómo te ayudamos
Nuestro equipo de traductores jurados de portugués, nombrados por el MAEC, traduce documentos apostillados o sin apostillar, de Portugal y de Brasil, y reproduce el texto de la apostilla cuando la lleva. La apostilla en sí no la gestionamos como servicio de traducción; sí podemos orientarte sobre el orden de los pasos. Mira nuestras tarifas o pide un presupuesto cerrado.
Fuentes y normativa
Este artículo es informativo y no constituye asesoramiento jurídico. Los requisitos pueden cambiar: confirma siempre con el organismo receptor o con un profesional.