Qué dice el Reglamento (UE) 2016/1191
El Reglamento exime de legalización y de apostilla a los documentos públicos expedidos por las autoridades de un Estado miembro cuando se presentan ante las autoridades de otro Estado miembro, y también a sus copias certificadas. Cubre documentos judiciales, administrativos, notariales y certificaciones oficiales, pero solo cuando sirven para acreditar determinados hechos.
La lista es cerrada. Según la información de e-Justice y de las autoridades de los Estados miembros, comprende documentos que acreditan:
- nacimiento, fallecimiento o que una persona está viva;
- nombre;
- matrimonio, capacidad para contraerlo y estado civil;
- divorcio, separación judicial o nulidad matrimonial;
- unión registrada, capacidad para constituirla y su estado, y su disolución o nulidad;
- filiación y adopción;
- domicilio o residencia;
- nacionalidad;
- ausencia de antecedentes penales;
- derecho a ser elector o candidato en elecciones al Parlamento Europeo o municipales en otro Estado miembro.
Si tu documento no acredita ninguno de estos hechos, el Reglamento no se aplica y rige la regla general: apostilla si el organismo español la exige.
Qué documentos portugueses están exentos de apostilla en España
Aplicando esa lista, no necesitan apostilla para ser presentados en España, entre otros:
- La certidão de nascimento, la certidão de casamento y la de óbito expedidas por las Conservatórias o en la certidão permanente.
- Los certificados de estado civil o de capacidad matrimonial.
- La certidão de residência o de domicílio, expedida por la junta de freguesia o la autoridad competente.
- Los documentos que acreditan la nacionalidad portuguesa.
- El certificado de registo criminal, que se pide online en registocriminal.justica.gov.pt.
- Las sentencias o certidões de divorcio que acrediten la disolución del matrimonio, aunque para el reconocimiento de la resolución judicial se aplica además su propia normativa (en divorcios entre Estados de la UE, el Reglamento (UE) 2019/1111).
Que no haga falta apostilla no significa que no haga falta traducción: si el documento no está en castellano, sigue siendo necesaria, salvo que uses el formulario estándar multilingüe que explicamos a continuación.
Formulario estándar multilingüe frente a traducción jurada
Para evitar traducciones, el Reglamento prevé formularios estándar multilingües que se expiden en el Estado de origen y se adjuntan al documento público. Existen para determinados documentos (por ejemplo, nacimiento, fallecimiento, matrimonio, unión registrada o ausencia de antecedentes penales) y no todos los Estados los emiten para todos los supuestos. Solo pueden usarse en otro Estado miembro y deben presentarse junto con el documento al que acompañan.
La alternativa es la traducción jurada. El Reglamento obliga a aceptar las traducciones certificadas realizadas por una persona habilitada en cualquier Estado miembro. En la práctica:
| Opción | Cuándo conviene | Aspectos a tener en cuenta |
|---|---|---|
| Formulario estándar multilingüe | Si el registro portugués te lo emite y el organismo español lo admite | Cubre solo los datos que incluye el formulario; hay que presentarlo junto al documento original |
| Traducción jurada del documento | Cuando necesitas la traducción íntegra, incluidas menciones marginales o anotaciones | Se acepta en todos los Estados miembros; la hace un traductor jurado habilitado |
Muchos organismos españoles prefieren la traducción jurada completa porque refleja todo el contenido. Confirma con el organismo receptor qué admite antes de pedir el formulario.
Qué no cubre el Reglamento: títulos, poderes y otros documentos
La exención no alcanza a los documentos que quedan fuera de la lista cerrada. Los casos más habituales:
- Títulos y diplomas académicos. Un diploma o un certificado de notas no acredita ninguno de los hechos enumerados. Para homologar un título portugués, mira nuestra guía de homologación de títulos universitarios portugueses. En el caso de las instituciones privadas de enseñanza superior portuguesas, la apostilla del Ministério Público requiere validar antes la firma con la DGES.
- Poderes notariales. En general, un poder notarial no está en la lista, por lo que se rige por la regla general. Su aceptación depende del organismo o notario español.
- Documentos privados (contratos, facturas) salvo que lleven una certificación oficial incluida en el ámbito del Reglamento.
- Documentos de países no UE, como los brasileños.
Cuando haga falta apostillar en Portugal, la autoridad competente es el Ministério Público (Procuradoria-Geral da República en Lisboa y las Procuradorias-Gerais Distritais de Oporto, Coímbra y Évora; en Madeira y Azores, las procuradorías de Funchal y Ponta Delgada). No son las Conservatórias, como se creía en algunos textos antiguos.
Cuidado con el orden: si el documento sí necesita apostilla, apostilla primero el original y traduce después, para que la traducción incluya el texto de la apostilla.
¿Y los documentos de Brasil?
El Reglamento (UE) 2016/1191 solo funciona entre Estados miembros de la UE. Brasil no lo es, así que sus documentos se rigen por el Convenio de La Haya de 5 de octubre de 1961, del que España, Portugal y Brasil son parte (Brasil desde 2016). En Brasil emiten la apostila los cartórios habilitados por el Conselho Nacional de Justiça, conforme a su Resolución 228/2016. Un certificado brasileño de nacimiento, un antecedente criminal de la Polícia Federal o un poder de un cartório de notas suelen necesitar apostila para surtir efectos en España. Más detalle en nuestra guía sobre la apostilla de La Haya en Portugal y Brasil.
Un caso mixto: un documento portugués para un brasileño residente en España está igualmente exento si cumple los requisitos; lo que cuenta es el Estado que expide el documento, no la nacionalidad de quien lo presenta.
Pasos prácticos para evitar rechazos
- Identifica el tipo de documento: ¿acredita un hecho de la lista (estado civil, antecedentes, residencia...)? Si sí, no necesitas apostilla.
- Pregunta al organismo español si exige apostilla o formulario multilingüe pese a la exención. Algunos mostradores desconocen el Reglamento: puedes citarlo.
- Revisa la antigüedad del certificado: muchos organismos piden documentos recientes (a menudo hasta 3 meses; confirma).
- Traduce al castellano con traductor jurado salvo que uses el formulario. Consulta nuestras traducciones de portugués de Portugal a español.
- Si es un documento brasileño, apostilla en el cartório y traduce después con la dirección portugués de Brasil a español.
Cómo te ayudamos
Nuestro equipo de traductores jurados de portugués traduce estos documentos y los entrega en PDF con firma electrónica cualificada, con copia en papel opcional. No gestionamos la apostilla, pero te indicamos qué debe llevar el original antes de traducirlo. Pide presupuesto en el formulario.
Fuentes y normativa
Este artículo es informativo y no constituye asesoramiento jurídico. Los requisitos pueden cambiar: confirma siempre con el organismo receptor o con un profesional.